Praxistipps: Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung

Als Anwalt und Mietrechtler wissen Sie: Die Betriebskostenabrechnung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Sie muss beispielsweise sowohl formell als auch materiell in Ordnung sein. Ansonsten können Mieter eine Nachzahlung unter Umständen verweigern.

Zwar werden Ihre Vermieter-Mandanten nicht gezielt danach fragen – trotzdem lohnt es sich, wenn Sie Ihre Mandanten über die besonderen Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung aufklären.

Denn je mehr Ihr Mandant vom Gesamtzusammenhang „Betriebskostenabrechnung“ versteht, desto eher wird er schon von sich aus darauf achten, dass seine Abrechnung allen Anforderungen genügt.

Zu diesem Zweck haben wir diese Seite für Sie erstellt: Nutzen Sie sie als Informationsquelle für Ihr Mandantengespräch. Hier finden Sie kompakte Erläuterungen, nützliche Tipps und praktische Arbeitshilfen zum Thema „Betriebskostenabrechnung“!
 
 

Inhaltsverzeichnis

1. Formelle vs. materielle Ordnungsmäßigkeit

Formelle Ordnungsmäßigkeit

Materielle Ordnungsmäßigkeit

2. Welche Kosten dürfen umgelegt werden?

3. Welche Fristen gelten für die Betriebskostenabrechnung?

4. Bei wem liegt die Beweislast?

5. Betriebskostenabrechnung: Meistgelesene Artikel

6. Checkliste: Wichtige Prüfschritte zur Betriebskostenabrechnung
 
 

Betriebskostenabrechnung allgemein – um was geht es?

Betriebskosten sind eine Teilmenge der Bewirtschaftungskosten, die der Eigentümer einer Immobilie zu tragen hat. Bei einer vermieteten Immobilie kann er sich die anfallenden Kosten jedoch von seinem Mieter erstatten lassen, sofern die Voraussetzungen in § 556 Abs. 1 BGB erfüllt sind.

§ 556 Abs. 2 BGB vor, dass der Vermieter mit dem Mieter entweder eine Vorauszahlung mit einer späteren Betriebskostenabrechnung vereinbart, oder dass die Betriebskosten über eine Pauschale insgesamt abgegolten werden.

Eine genaue Aufstellung von Rechnungspositionen, die als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen, enthält die Betriebskostenverordnung (BetrKV).
 

1. Formelle vs. materielle Ordnungsmäßigkeit

Die Unterscheidung zwischen formeller und materieller Ordnungsmäßigkeit ist bedeutsam für die Frage, ob der Vermieter mit der Betriebskostenabrechnung die Abrechnungsausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB wahrt und ob eine sich aus der Abrechnung ergebende Nachforderung des Vermieters zur Zahlung fällig ist.
 

Formelle Ordnungsmäßigkeit

Damit die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, muss sie zunächst den Anforderungen nach § 259 BGB entsprechen, also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten.

In die Abrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten sind regelmäßig folgende Mindestangaben aufzunehmen:

  • Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  • die Angabe und die Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
  • die Berechnung des Anteils des Mieters und
  • der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Zu diesen Mindestanforderungen gehören Informationen, aus welchen Gebäuden die der Abrechnung zugrunde gelegte Abrechnungseinheit besteht, nicht.

Die Betriebskostenabrechnung muss so klar, übersichtlich und verständlich sein, dass der Mieter sie nachvollziehen kann. Dabei ist auf das durchschnittliche Verständnis eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters abzustellen. Diesem sind dann aber wiederum gewisse Anstrengungen zuzumuten, wie z.B. die Beschaffung eines Taschenrechners.

Beachten Sie dabei auch das aktuelle Urteil des BGH VIII ZR 3/17: Erfüllt eine Betriebskostenabrechnung noch die Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit in § 259 BGB, wenn der Mieter zum Umblättern gezwungen ist und verschiedene Positionen auf mehreren Seiten gedanklich zusammenführen muss? Klicken Sie hier und erfahren Sie jetzt mehr zu diesem spannenden Urteil!

Soweit eine Erläuterung für die Herstellung der Nachvollziehbarkeit erforderlich ist, kann sie auch außerhalb der Abrechnung – aber innerhalb der Abrechnungsfrist – erfolgen.


Für die formelle Ordnungsmäßigkeit muss die Betriebskostenabrechnung insbesondere enthalten:

  • Aufschlüsselung der einzelnen Betriebskostenarten zumindest entsprechend der Gliederung in § 2 BetrKV (zu den Ausnahmen s.u. § 14 Rdn. 152),
  • Zusammenstellung der Gesamtkosten unter Mitteilung, ob und in welcher Höhe nicht umlagefähige Kostenanteile abgezogen wurden,
  • Angabe der Gesamtkosten auch dann, wenn diese auf mehrere Gebäude erhoben werden,

 


Ausnahmen:
Doppelhaushälften: Werden bei einer Doppelhaushälfte bestimmte Kosten, wie z.B. Grundsteuer, von vornherein gesondert für die einzelnen Haushälften in Rechnung gestellt, wäre es unnötige Förmelei, den Vermieter zunächst zur Addition und dann wieder zur Verteilung auf die beiden Haushälften zu zwingen.Bei einer Wirtschaftseinheit, die über mehrere Häuserblocks verteilt ist: Soweit ein Dienstleister – wie z.B. ein Hauswartdienst – für jedes Haus eine separate Abrechung erstellt, reicht es aus, wenn der Gesamtbetrag für das betreffende einzelne Haus ausgewiesen wird. Hingegen müssen nicht die Gesamtkosten für alle Häuserblocks als Wirtschaftseinheit in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesen werden (so entschied der BGH in einem Urteil vom 9.10.2013 &– VIII ZR 22/13, DRsp-Nr. 2013/24437).

 

  • Angabe und – falls notwendig – Erläuterung des Verteilungsschlüssels (Umlegungsmaßstab), z.B. durch Angabe der Gesamtpersonenzahl und der Zahl der Nutzer bei Personenschlüssel,
  • Berechnung des Anteils des einzelnen Mieters.


A
uch wenn der BGH ursprünglich den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters zu den Mindestanforderungen an eine Betriebskostenabrechnung zählte, hat er dies inzwischen relativiert.

So soll jedenfalls der Umstand, dass der Vermieter die nach dem Mietvertrag geschuldeten statt der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen in Abzug bringt, lediglich die materielle Richtigkeit der Abrechnung beeinträchtigen, da der Mieter jederzeit feststellen kann, ob seine Vorauszahlungen ordnungsgemäß angesetzt wurden.

Diese Argumentation, lässt sich aber auch auf Fälle übertragen, in denen die Angabe der geleisteten Vorauszahlungen gänzlich unterbleibt.

Zur formellen Ordnungsmäßigkeit gehört weiterhin:

  • Einhaltung der Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB (der Abrechnungszeitraum darf höchstens ein Jahr umfassen),
    verständlicher Verteilungsschlüssel,
  • bei Heizkostenvorerfassung: aus der Heizkostenabrechnung nachvollziehbare Nutzergruppenbildung,
  • bei Heizkostenabrechnung: nachvollziehbare Berechnung des auf die Warmwasserversorgung entfallenden Brennstoffanteils.

Nicht die formelle Ordnungsmäßigkeit beeinträchtigen:

  • Abzug der nach dem Mietvertrag geschuldeten (Soll-)Vorauszahlungen, statt der vom Mieter tatsächlich erbrachten (Ist-)Vorauszahlungen,
  • Einstellung von Betriebskosten, die nicht auf den Mieter umgelegt wurden oder für die eine nicht abrechenbare Pauschale vereinbart wurde,
  • inhaltliche Fehler der angesetzten Positionen,
  • Abweichung des Abrechnungszeitraums der Gesamtabrechnung vom Abrechnungszeitraum der in sie eingestellten verbrauchsabhängigen Betriebskosten,
  • Abweichung der aktuell verwendeten Umlageschlüssel von denen der Vorjahre,
  • Abweichung des verwendeten Umlageschlüssels von dem im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel,
  • auffällige Schwankungen bei gemessenen Verbräuchen im Vergleich zu anderen Abrechnungszeitraumen,
  • fehlende Erläuterung allgemeinverständlicher Verteilungsschlüssel,
  • fehlende Erläuterung von im Vergleich zum Vorjahr eingetretenen Kostensteigerungen, dies gilt auch für preisgebundenen Wohnraum,
  • fehlender Vorwegabzug bei gemischt-genutzten Gebäuden, selbst wenn die Gewerbemieter eine erhebliche Mehrbelastung bei den Betriebskosten verursachen, dies gilt auch für preisgebundenen Wohnraum,
  • Richtigkeit der bei einer Abrechnung über Betriebskosten einer aus mehreren Gebäude-/Gebäudeteilen bestehenden Wirtschaftseinheit angegebenen Flächen,
  • fehlerhafte Angabe der Hausnummern der zu einer Wirtschaftseinheit zusammengefassten Gebäude,
  • lediglich summenmäßige Angabe von Verbrauchswerten und Kosten bei der Brennstoffabrechnung,
  • Zusammenfassung mehrerer Gebäude zu einer Wirtschaftseinheit,
  • Zusammenfassung der Kosten für Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser und Umlage nach Wohnfläche statt der vertraglich vorgesehen verbrauchsabhängigen Abrechnung,
  • Einbeziehung der Kalt- und Abwasserkosten in die Heizkostenabrechnung.

Darüber hinaus setzt die formelle Ordnungsmäßigkeit auch nicht voraus, dass der Mieter die sachliche Richtigkeit der Angaben in der Abrechnung sogleich aus ihr heraus überprüfen kann. Er bleibt hierfür auf die ihm auf Verlangen zu gewährende Belegeinsicht verwiesen.

Ein formeller Fehler führt nur dann zur Unwirksamkeit der Abrechnung insgesamt, wenn er sich durchgängig durch die gesamte Abrechnung zieht. Betrifft ein solcher Fehler nur einzelne Kostenpositionen bleibt die Abrechnung im Übrigen unberührt, wenn die jeweiligen Einzelpositionen unschwer herausgerechnet werden können.

Beachten Sie jedoch: Zu kurz darf die Betriebskostenabrechnung auch nicht werden. Fast ein Vermieter einzelne Positionen der Übersicht halber zusammen, so muss für den Mieter auch weiterhin ersichtlich und überprüfbar bleiben, was sich hinter den zusammengefassten Positionen ergibt. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag des BGH-Beschlusses VIII ZR 285/15 – klicken Sie dazu hier!
 

Materielle Ordnungsmäßigkeit

Die Abgrenzung zwischen formeller Wirksamkeit einer Betriebskostenabrechnung einerseits und deren inhaltlicher Richtigkeit andererseits richtet sich danach, ob der Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen.

Ist dies der Fall, ist die Abrechnung jedenfalls formell ordnungsgemäß.

 

Praxistipp:

Ob eine Abrechnung trotz Fehler nachvollziehbar und damit zumindest formell ordnungsgemäß ist oder nicht, richtet sich nach der BGH-Rechtsprechung danach, ob der Fehler für den Mieter evident ist oder verdeckt.

 

Ist der Fehler für den Mieter z.B. durch den Abgleich mit den Vereinbarungen im Mietvertrag ohne weiteres erkenn- und behebbar oder handelt es sich offenkundig um einen Schreib- oder Rechenfehler, berührt dies die formelle Wirksamkeit der Abrechnung nicht.

Anderes gilt, wenn der Mieter, so der Fehler für ihn überhaupt erkennbar ist, den Vermieter nur darauf hinweisen kann, dass er etwas nicht versteht.

Lediglich die inhaltliche Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung wird berührt, wenn zweifelhaft ist, ob die abgerechneten Positionen dem Ansatz und der Höhe nach zu Recht bestehen oder wenn sonstige Mängel der Abrechnung vorliegen, etwa ein falscher Anteil an den Gesamtkosten zugrunde gelegt wird.
 

2. Betriebskostenabrechnung: Welche Kosten dürfen abgerechnet werden?

Welche Kosten darf der Vermieter umlegen? In einer Betriebskostenrechnung dürfen zwar Kosten für Hausversicherung und Haftpflichtversicherung, nicht aber für eine Rechtsschutzversicherung des Vermieters enthalten sein.

Kosten für Gartenpflege und Hausmeister sind nur dann umlagefähig, wenn im Abrechnungszeitraum tatsächlich Leistungen erbracht worden sind. Heizöllieferungen dürfen nur berücksichtigt werden, wenn sie innerhalb des Abrechnungszeitraums entstanden sind und bezahlt wurden.

Büro- und Verwaltungskosten des Vermieters oder der von ihm beauftragten Hausverwaltung sind nicht umlegbar und gehören nicht in eine Betriebskostenabrechnung, weil sie dem Vermieter selbst dienen.

Darüber hinaus gilt: Nach § 556a BGB sind Betriebskosten, die in Abhängigkeit zu einem erfassten Verbrauch stehen, so aufzuteilen, dass die Umlage dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt. Der Vermieter kann jedoch für die Berechnung des Verbrauchs unabhängige Kosten mit in die Kalkulation einfließen lassen. § 556a Abs. 2 Satz 1 BGB gestattet ihm darüber hinaus, die Abrechnung in einen prozentualen Anteil (z.B. nach Verbrauch) und einen fixen Anteil (z.B. Mindestabgabemenge) zu unterteilen. Das führt dazu, dass der Vermieter bei bestimmten Positionen – beispielsweise bei (Rest-)Müll – eine Mindestmenge ansetzen kann, wie der BGH in seinem Urteil VIII ZR 78/15 bestätigt hat. Klicken Sie hier und lesen Sie dazu unseren entsprechenden Beitrag!

Die Grundsteuer ist grundsätzlich umlegbar – erfolgte Erhöhungen können sogar rückwirkend geltend gemacht werden. Bei größeren Wohnanlagen ist aber nur der Anteil der Grundsteuern umlegbar, der konkret das vom Mieter bewohnte Objekt betrifft.

Für die Umlage von Heizkosten gelten besondere Bestimmungen, die in der Heizkostenverordnung enthalten sind.
 

3. Welche Fristen gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Als Abrechnungszeitraum hat der Gesetzgeber das jeweilige Kalenderjahr festgelegt. Die Betriebskostenabrechnung muss demnach spätestens zum 31.12. des Folgejahrs beim Mieter zugehen.

Für Vermieter gilt: Will der Vermieter eine Nachzahlung geltend machen, muss er diese Ausschlussfrist einhalten. Verpasst er die Jahresfrist, ist der Mieter allein aufgrund der Fristversäumnis nicht mehr zu Nachzahlungen verpflichtet. Die Auszahlung eines sich zu seinen Gunsten aus der Betriebskostenabrechnung ergebenden Guthabens kann der Mieter, der regelmäßig seine Vorauszahlungen geleistet hat, jedoch geltend machen.

Für Mieter gilt: Ist der Mieter mit der Abrechnung nicht einverstanden, hat er innerhalb eines weiteren Jahres nach Zugang der Betriebskostenvereinbarung die Gelegenheit, dem Vermieter seine Einwände mitzuteilen. Einwände, die nach Ablauf der Frist von 12 Monaten nach Zustellung angemeldet werden, sind nicht mehr zu berücksichtigen.

Ausnahmen von der Bindungswirkung der Verfallklauseln gelten nur dann, wenn Mieter oder Vermieter nachweisen können, dass die Verspätung nicht von ihnen verschuldet worden war. Urteile der zuständigen Gerichte zeigen hier die Voraussetzungen auf.
 

4. Betriebskostenabrechnung: Bei wem liegt die Beweislast?

Kommt es doch zu einer Auseinandersetzung zwischen Vermieter und Mieter über die Betriebskostenabrechnung, so sollten sie folgendes Urteil kennen: Am 7.2.2018 hat der BGH entschieden, dass die Beweislast für die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung grundsätzlich beim Vermieter liegt – denn das sei Teil seiner Pflicht, dem Mieter eine ordnungsgemäße Abrechnung vorzulegen.

In diesem Zusammenhang kann der Mieter auch die Einsichtnahme in die vom Vermieter erhobenen Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer eines gemeinsam versorgten Mietobjekts hinsichtlich der Heizkosten beanspruchen, um sich etwa Klarheit zu verschaffen. Das ganze Urteil VIII ZR 189/17 haben wir für Sie in diesem aktuellen Beitrag analysiert. Klicken Sie hier und lesen Sie jetzt weiter!
 

5. Betriebskostenabrechnung: Meistgelesene Artikel

 

BGH muss entscheiden: Betriebskostenabrechnung zu umfangreich?

Erfüllt eine Betriebskostenabrechnung noch die Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit in § 259 BGB, wenn der Mieter zum Umblättern gezwungen ist und verschiedene Positionen auf mehreren Seiten gedanklich zusammenführen muss?

Dem LG Wiesbaden ist das zu unübersichtlich. Doch der BGH widerspricht: Auch für einen Laien sei solch eine Abrechnung bei verständigem Lesen nachvollziehbar. Klicken Sie hier und lesen Sie jetzt weiter!
 

Wie „kurz“ darf eine Betriebskostenabrechnung sein? Welche Positionen dürfen zusammengefasst werden, welche nicht? Mit genau diesen Fragen musste sich das LG Bonn vor Kurzem auseinandersetzen. Der BGH sieht jedoch kein Grund für eine Zulassung der Revision. Klicken Sie hier und lesen Sie jetzt weiter!
 

Betriebskosten sind immer ein heikles Thema. Klar, denn Vermieter möchten nicht auf Kosten sitzen bleiben, und Mieter wollen nicht mehr zahlen, als sie effektiv verbraucht haben.
Eine für alle Seiten gerechte Lösung zu finden ist mithin oft schwierig. Das bestätigt nun auch der BGH in einem neuen Urteil zu Betriebskostenabrechnung – zum Unglück einiger Mieter. Klicken Sie hier und lesen Sie jetzt weiter!
 

Praxistipps für Mietrechtler: Artikel-Archiv

Weitere hilfreiche Informationen rund um die Betriebskostenabrechnung und zu anderen mietrechtliche Themen finden Sie jetzt in unserem Artikel-Archiv. Klicken Sie dafür hier!
 

6. Gratis-Checkliste: Betriebskostenabrechnung

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2 Kommentare zu “Praxistipps: Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung

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