Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung

Als Mietrechtler wissen Sie: Vermieter müssen unbedingt darauf achten, dass ihre Betriebskostenabrechnung formell und materiell in Ordnung ist. Ansonsten können Mieter eine Nachzahlung unter Umständen verweigern.

Formelle vs. materielle Ordnungsmäßigkeit

Warum muss bei der Betriebskostenabrechnung überhaupt zwischen formeller und materieller Ordnungsmäßigkeit unterschieden werden? Diese Frage werden Ihre Mandanten zwar so nicht stellen – trotzdem lohnt es sich, wenn Sie Ihre Mandanten über den Unterschied aufklären.

Je mehr Ihr Mandant vom Gesamtzusammenhang „Betriebskostenabrechnung“ versteht, desto eher wird er schon von sich aus darauf achten, dass seine Abrechnung allen Anforderungen genügt.
 

Erläutern Sie deshalb Ihren Mandanten: Die Unterscheidung zwischen formeller und materieller Ordnungsmäßigkeit ist bedeutsam für die Frage, ob der Vermieter mit der Betriebskostenabrechnung die Abrechnungsausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB wahrt und ob eine sich aus der Abrechnung ergebende Nachforderung des Vermieters zur Zahlung fällig ist.

Formelle Ordnungsmäßigkeit

Damit die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, muss sie zunächst den Anforderungen nach § 259 BGB entsprechen, also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten.

In die Abrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten sind regelmäßig folgende Mindestangaben aufzunehmen:

  • Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  • die Angabe und die Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
  • die Berechnung des Anteils des Mieters und
  • der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Zu diesen Mindestanforderungen gehören Informationen, aus welchen Gebäuden die der Abrechnung zugrunde gelegte Abrechnungseinheit besteht, nicht.

Die Betriebskostenabrechnung muss so klar, übersichtlich und verständlich sein, dass der Mieter sie nachvollziehen kann. Dabei ist auf das durchschnittliche Verständnis eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters abzustellen. Diesem sind dann aber wiederum gewisse Anstrengungen zuzumuten, wie z.B. die Beschaffung eines Taschenrechners.

Soweit eine Erläuterung für die Herstellung der Nachvollziehbarkeit erforderlich ist, kann sie auch außerhalb der Abrechnung – aber innerhalb der Abrechnungsfrist – erfolgen.


Für die formelle Ordnungsmäßigkeit muss die Betriebskostenabrechnung insbesondere enthalten:

  • Aufschlüsselung der einzelnen Betriebskostenarten zumindest entsprechend der Gliederung in § 2 BetrKV (zu den Ausnahmen s.u. § 14 Rdn. 152),
  • Zusammenstellung der Gesamtkosten unter Mitteilung, ob und in welcher Höhe nicht umlagefähige Kostenanteile abgezogen wurden,
  • Angabe der Gesamtkosten auch dann, wenn diese auf mehrere Gebäude erhoben werden,

 


Ausnahmen:

Doppelhaushälften: Werden bei einer Doppelhaushälfte bestimmte Kosten, wie z.B. Grundsteuer, von vornherein gesondert für die einzelnen Haushälften in Rechnung gestellt, wäre es unnötige Förmelei, den Vermieter zunächst zur Addition und dann wieder zur Verteilung auf die beiden Haushälften zu zwingen.

Bei einer Wirtschaftseinheit, die über mehrere Häuserblocks verteilt ist: Soweit ein Dienstleister – wie z.B. ein Hauswartdienst – für jedes Haus eine separate Abrechung erstellt, reicht es aus, wenn der Gesamtbetrag für das betreffende einzelne Haus ausgewiesen wird. Hingegen müssen nicht die Gesamtkosten für alle Häuserblocks als Wirtschaftseinheit in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesen werden (so entschied der BGH in einem Urteil vom 9.10.2013 &– VIII ZR 22/13, DRsp-Nr. 2013/24437).

 

  • Angabe und – falls notwendig – Erläuterung des Verteilungsschlüssels (Umlegungsmaßstab), z.B. durch Angabe der Gesamtpersonenzahl und der Zahl der Nutzer bei Personenschlüssel,
  • Berechnung des Anteils des einzelnen Mieters.


A
uch wenn der BGH ursprünglich den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters zu den Mindestanforderungen an eine Betriebskostenabrechnung zählte, hat er dies inzwischen relativiert.

So soll jedenfalls der Umstand, dass der Vermieter die nach dem Mietvertrag geschuldeten statt der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen in Abzug bringt, lediglich die materielle Richtigkeit der Abrechnung beeinträchtigen, da der Mieter jederzeit feststellen kann, ob seine Vorauszahlungen ordnungsgemäß angesetzt wurden.

Diese Argumentation, lässt sich aber auch auf Fälle übertragen, in denen die Angabe der geleisteten Vorauszahlungen gänzlich unterbleibt.

Zur formellen Ordnungsmäßigkeit gehört weiterhin:

  • Einhaltung der Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB (der Abrechnungszeitraum darf höchstens ein Jahr umfassen),
    verständlicher Verteilungsschlüssel,
  • bei Heizkostenvorerfassung: aus der Heizkostenabrechnung nachvollziehbare Nutzergruppenbildung,
  • bei Heizkostenabrechnung: nachvollziehbare Berechnung des auf die Warmwasserversorgung entfallenden Brennstoffanteils.

Nicht die formelle Ordnungsmäßigkeit beeinträchtigen:

  • Abzug der nach dem Mietvertrag geschuldeten (Soll-)Vorauszahlungen, statt der vom Mieter tatsächlich erbrachten (Ist-)Vorauszahlungen,
  • Einstellung von Betriebskosten, die nicht auf den Mieter umgelegt wurden oder für die eine nicht abrechenbare Pauschale vereinbart wurde,
  • inhaltliche Fehler der angesetzten Positionen,
  • Abweichung des Abrechnungszeitraums der Gesamtabrechnung vom Abrechnungszeitraum der in sie eingestellten verbrauchsabhängigen Betriebskosten,
  • Abweichung der aktuell verwendeten Umlageschlüssel von denen der Vorjahre,
  • Abweichung des verwendeten Umlageschlüssels von dem im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel,
  • auffällige Schwankungen bei gemessenen Verbräuchen im Vergleich zu anderen Abrechnungszeitraumen,
  • fehlende Erläuterung allgemeinverständlicher Verteilungsschlüssel,
  • fehlende Erläuterung von im Vergleich zum Vorjahr eingetretenen Kostensteigerungen, dies gilt auch für preisgebundenen Wohnraum,
  • fehlender Vorwegabzug bei gemischt-genutzten Gebäuden, selbst wenn die Gewerbemieter eine erhebliche Mehrbelastung bei den Betriebskosten verursachen, dies gilt auch für preisgebundenen Wohnraum,
  • Richtigkeit der bei einer Abrechnung über Betriebskosten einer aus mehreren Gebäude-/Gebäudeteilen bestehenden Wirtschaftseinheit angegebenen Flächen,
  • fehlerhafte Angabe der Hausnummern der zu einer Wirtschaftseinheit zusammengefassten Gebäude,
  • lediglich summenmäßige Angabe von Verbrauchswerten und Kosten bei der Brennstoffabrechnung,
  • Zusammenfassung mehrerer Gebäude zu einer Wirtschaftseinheit,
  • Zusammenfassung der Kosten für Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser und Umlage nach Wohnfläche statt der vertraglich vorgesehen verbrauchsabhängigen Abrechnung,
  • Einbeziehung der Kalt- und Abwasserkosten in die Heizkostenabrechnung.

Darüber hinaus setzt die formelle Ordnungsmäßigkeit auch nicht voraus, dass der Mieter die sachliche Richtigkeit der Angaben in der Abrechnung sogleich aus ihr heraus überprüfen kann. Er bleibt hierfür auf die ihm auf Verlangen zu gewährende Belegeinsicht verwiesen.

Ein formeller Fehler führt nur dann zur Unwirksamkeit der Abrechnung insgesamt, wenn er sich durchgängig durch die gesamte Abrechnung zieht. Betrifft ein solcher Fehler nur einzelne Kostenpositionen bleibt die Abrechnung im Übrigen unberührt, wenn die jeweiligen Einzelpositionen unschwer herausgerechnet werden können.

Materielle Ordnungsmäßigkeit

Die Abgrenzung zwischen formeller Wirksamkeit einer Betriebskostenabrechnung einerseits und deren inhaltlicher Richtigkeit andererseits richtet sich danach, ob der Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen.

Ist dies der Fall, ist die Abrechnung jedenfalls formell ordnungsgemäß.

 

Praxistipp:

Ob eine Abrechnung trotz Fehler nachvollziehbar und damit zumindest formell ordnungsgemäß ist oder nicht, richtet sich nach der BGH-Rechtsprechung danach, ob der Fehler für den Mieter evident ist oder verdeckt.

 

Ist der Fehler für den Mieter z.B. durch den Abgleich mit den Vereinbarungen im Mietvertrag ohne weiteres erkenn- und behebbar oder handelt es sich offenkundig um einen Schreib- oder Rechenfehler, berührt dies die formelle Wirksamkeit der Abrechnung nicht.

Anderes gilt, wenn der Mieter, so der Fehler für ihn überhaupt erkennbar ist, den Vermieter nur darauf hinweisen kann, dass er etwas nicht versteht.

Lediglich die inhaltliche Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung wird berührt, wenn zweifelhaft ist, ob die abgerechneten Positionen dem Ansatz und der Höhe nach zu Recht bestehen oder wenn sonstige Mängel der Abrechnung vorliegen, etwa ein falscher Anteil an den Gesamtkosten zugrunde gelegt wird.

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2 Kommentare zu “Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung

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